TÜRKİYE’DE DİJİTALLEŞME VE E-DÖNÜŞÜM

Sanayi toplumunun gelişimi ve değişimi ile birlikte içerisinde bulunduğumuz “bilgi çağı” olarak adlandırdığımız zaman diliminde, sürecin zararlarından kaçınmak ve katkılarından yararlanabilmek bireysel ve toplumsal olarak doğru teknolojik altyapıya ve bilgi donanımına sahip olmak ile doğrudan bağlantılıdır. Bu kapsamda veri toplama, veri güvenliği, veri işleme, e-çözümler, bulut sistemler, siber güvenlik, uçtan uca yazılım entegrasyonu ve kişisel verilerin korunumu gibi birçok kavramı sıklıkla görebiliyoruz. Fiziksel güç ve maliyet gerektiren birçok işlem, bilgisayar ve internet altyapısını kullanarak dijital ortama doğru yönelmeye başladı. “e-dönüşüm” nedir sorusuna cevap bulmak istersek, içerisinde bulunduğumuz dijitalleşme sürecinin farkındalığı ile birlikte, gerekli teknolojik ve bilgi altyapısı ile fiziksel işleyişin dijital ortamlara aktarılması ve doğru yararlanılabilme süreci olarak düşünebiliriz. Doğru bir yararlanma modelinde dijitalleşme ile süreçler çok daha hızlı, etkili, pratik, güvenilir, gözlemlenebilir, denetlenebilir ve düşük maliyetli olabilmektedir. Basit bir örnek olarak; fiziksel ortamda posta göndermek ile e-posta göndermek kıyaslandığında kâğıt ve ulaştırma masrafları, ulaştırma aşamasında geçen süre ve risk değişkenleri değerlendirildiğinde fark net şekilde anlaşılabilmektedir.

Kamu kurumları ile gerçek ve tüzel kişiler arasında ticari ve hukuki süreçleri hızlandırmayı, pratikleştirmeyi ve daha güvenli hale getirmeyi amaçlayan e-dönüşüm teknolojileri hâlihazırda kullanılmakta ve gün geçtikçe yaygınlaşmaktadır. Öne çıkan başlıklarına yazının ileri kısımlarında yer verilmiştir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini sağlayarak yasal geçerli ve güvenli ve kesin delil haline getiren sistemdir. KEP ile her türlü bildirim, başvuru, dilekçe, ticari taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, teklif, sözleşme evraklarının paylaşımı, şirketlerin beyannameleri, fatura, hesap özeti, bordro, ihtar, ihbar ve talimat gibi gönderileri elektronik ortamda gerçekleştirilebilir. Ayrıca UETS’ den gelen iletilere cevap verilebilmektedir.

e-imza

Elektronik işlemlerde gönderilen bilginin yolda değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantiler. e-imza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garanti eder. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre elektronik imza, günlük hayatımızda kullandığımız ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip bir uygulamadır. Kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi; e-devlet kapısı uygulamaları, belediyeler tarafından dijital olarak istenen yapı-denetim projeleri, e-imza uyumlu kamu sistemleri (EKAP, UYAP, e-haciz vs.), MERSİS üzerindeki ticaret sicil işlemleri, gümrük ve dış ticaret işlemleri, elektronik sağlık ve sosyal güvenlik sistemleri, ödeme talimatı gibi bankacılık işlemleri ve diğer finansal uygulamalar, elektronik yazışma ve sözleşmeler gibi her türlü kıymetli evrakın elektronik ortamda imzalanmasında kullanılır.

e-maliye

e-fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri barındıran kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir. 2014 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bir sonraki yıl hesap döneminin başından itibaren e-fatura uygulamasına geçmelidir. 2016 yılı ve devam eden yıllarda mükellefiyet tesis ettirenler, mükellefiyet tesis ettirdikleri tarih ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde, izleyen hesap döneminden sonraki hesap dönemi başından itibaren e-fatura uygulamasına tabi olurlar. Son yayınlanan tebliğ taslağında ise 2018 yılı brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01.01.2020 tarihinde e-faturaya geçmek zorunda olacaklar.

e-arşiv fatura hizmeti, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği düzenlemesi ile uygulamaya geçmiş olup, faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda oluşturulmasını ve muhafaza edilmesini; gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlayan teknolojidir. Karşılıklı iki e-fatura mükellefi birbirlerine e-fatura kesmek zorundadır. e-fatura mükellefi, olmayan bir kuruma veya şahısa e-arşiv fatura kesebilir.

e-irsaliye ise, kağıt irsaliye ile aynı niteliği taşır. Daha çok sevk irsaliyesi olarak kullanılan e-irsaliye sayesinde şirketler mal hareketlerini dijital ortamda kolayca izleyebilir ve giderlerinden de tasarruf edebilir.

e-serbest meslek makbuzu (e-smm)

e-serbest meslek makbuzu (e-smm); kağıt serbest meslek makbuzu ile aynı hukuki niteliklere sahip olan elektronik belgedir. e-serbest meslek makbuzu uygulaması, serbest meslek erbabı olup hukuk, muhasebe, denetim, tıp, mimar, mühendislik vb. alanlarda, vekil, danışman, müşavir, denetçi, arabulucu, aracı, mimar, mühendis vb. adlar altında serbest meslek faaliyetinde bulunanların, mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için düzenledikleri serbest meslek makbuzlarının elektronik ortamda izlenebilmesi amacıyla getirilmiştir.

e-serbest meslek kullanım zorunluluğu ne zaman başlıyor?

Serbest meslek makbuzu belgelerinin elektronik ortamda düzenlenme, iletilme ve muhafazasına imkan veren “Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı” yayınlandı. Taslakta;

Serbest meslek erbaplarından;

a) 1/9/2019 tarih itibariyle faaliyetine devam etmekte olanlar 1/1/2020 tarihine,

b) 1/9/2019 tarihinden (bu tarih dahil) itibaren faaliyetine başlayacak olanlar ise işe başladıkları ayı izleyen üçüncü ayın sonuna, kadar e-serbest meslek makbuzu uygulamasına dahil olmaları ve bu tarihlerden itibaren serbest meslek makbuzu belgelerini e-serbest meslek makbuzu olarak düzenlemeleri zorunludur.

KEP İK (KEP İnsan Kaynakları)

Kayıtlı elektronik posta(KEP) insan kaynakları, şirket çalışanlarına ücret bordrolarının KEP (kayıtlı elektronik posta) ile yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) kurum ile çalışanları arasında; bordro, sözleşme, savunma talepleri, ihtarlar, mazeret izni kullanımı, yıllık izin kullanımı talepleri, atama/görevlendirme yazıları, hedef ve performans değerlendirme, maaş artışı/prim ödemesi bildirimleri Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) İnsan Kaynakları aracılığıyla KEP kullanımı ile yasal bağlamda ve hukuki kanıt güvencesi ile yapılabilmektedir.